導入事例(ビルネット 様)

60年以上にわたり、設備・清掃・警備の“三位一体”サービスを軸に総合ビルマネジメントを展開してきた株式会社ビルネット様。
オフィスビルや宿泊施設、学生寮、社員寮、寺社に至るまで、全国2,400件超の物件管理実績を誇ります。
多様な事業所と勤務形態を抱える同社が、勤怠管理の新たな一歩として選んだのが「キンタイミライ」でした。
今回は、実際に導入を推進されたご担当者様に、導入前の課題や変化、印象に残っているサポート対応などについて伺いました。

”客観的な記録に基づく勤務状況の把握”が大きな課題でした。
導入前は残業時間や宿直回数など紙に手書きで記録する項目があったため、どうしても主観的な記録になってしまう部分が残っていました。
本部では、紙の記録をExcelに転記して確認するという作業を行っていたため、管理や確認にも手間がかかり、人的ミスも起こりやすい状態でした。
また、事業所の勤務シフトを事前に把握する部分で非常な苦労がありました。

ビル管理という業態の都合上、お客様のニーズに合わせて変形労働制を採用している事業所も多数存在しています。
また、事業所では勤務シフトを作成する必要がありますが、事業所ごとの管理の仕方にばらつきがあり、これらを統一させていくことも実現したいと考えていました。
本部においても、各事業所の勤務シフトを事前に把握する部分で非常な苦労がありました。

「正しい形で勤怠管理を行える環境を整えたい」「事務作業を正確かつ効率的にしたい」という思いが強かったです。

キンタイミライの導入は、親会社である共立メンテナンスグループが先行して同システムを利用していたことが大きなきっかけでした。
とはいえ、共立メンテナンスの仕組みをそのまま使うのではなく、ビルネット独自の勤務形態やルールに合わせて、より最適な運用ができるようにしたいという思いがありました。
導入前の課題であった、事業所の実態に即した柔軟な勤怠管理を要するという点を解決できることがポイントの一つでした。

事業所からも本部からも「良かったよ」という声を聞いています。

まず、客観的な記録に基づく管理が実現できています。
例えば、年末年始手当や特別勤務手当など別に手当として支払われているものをシステム側で判定し、自動で計算してくれるようになりました。
今までは年末年始働いたら申請用紙に丸をつけて・・・といったアナログ的な対応をしてきましたが、今回の導入で綺麗に実現できるようになりました。

そして、勤務シフト作成に関わる課題も大きく改善しています。
シフト登録時に事前にエラーが表示されるようになり、事業所の状況に応じて即時是正ができるようになりました。
本部からも登録状況をリアルタイムに把握できるので、内容に不備があっても発見にかかる時間を短縮することができています。
本部にとっても事業所にとっても、管理の精度が格段に向上したと感じています。

また、年次有給休暇の残数や月間の残業時間などを個人が自分で確認できるようになったことで、問い合わせが大幅に減りました。
以前は、その都度本部に確認が必要だった情報も、今では事業所で簡単に確認できるようになっています。
導入の初月は慣れない操作で問い合わせは多くありましたが、一度覚えれば簡単に使えるため翌月からは利用者自身で使いこなせるようになっています。

さらに、iPadを導入した事業所では紙の使用がゼロになり、勤怠入力から提出までをデジタルで完結できるようになりました。
本部でも紙でのチェック作業が不要となり、業務が非常にスムーズになった実感があります。
今では「全事業所に早くiPadを導入したい！」と思うくらい、効果を感じています。

全体を通して感じたのは、「こちらが何を言っても、どんな風に伝えても、必ず受け止めてくれる」という安心感です。
専門用語を使わず、私たちの言葉で会話をしてくださることも、距離を感じずに相談できた大きな要因だと思います。

定期ミーティングが設けられていることで、「次の打ち合わせで聞けるから大丈夫だよね」という余裕に繋がり、問題が発生しても落ち着いて対処できました。
社内でも定期ミーティングに向けて課題を整理することで、有意義なやり取りができたように感じています。

また、導入後初めての給与処理に実際に立ち会っていただけたことは本当にありがたかったです。
システムが正しく動くことへの信頼はありましたが、それでも「実際に動かしてみてどんなトラブルが起きるか予測不能」という不安はつきものでした。
そのような場面でも、すぐ隣にいて相談できる環境を整えてくださったことで、無事に給与処理を終えることができました。
もしあのサポートがなければ、社内全体に大きな影響が出ていたかもしれません。

普段のメールのやりとりもとても印象的でした。
こちらが悩みながら言葉を選び、時間をかけて送った相談にも、ネオレックス様からはすぐに返事が届く。
それでいて内容も的確でわかりやすく、まさに「それそれ！」と頷きたくなるような返答が多かったです。

導入を通して、本当に寄り添っていただいているという安心感がありました。

説明会を6〜7回実施しましたが、当初は事業所の管理者から「今さらなぜこのようなことを」「本部が楽になるだけじゃないの？」といった反応もありました。
年配の管理者の方も多く、パソコンやシステムに対する抵抗感があることもあり、シフト登録や打刻方法、承認作業の説明には多くの時間が必要でした。

しかし、実際に使ってみると、管理画面の見やすさや直感的な操作性に加え、有給休暇や残業時間の可視化、打刻方法の容易性など、システムの利便性が徐々に現場に浸透していきました。
特に導入初期の1ヶ月は問い合わせが多かったものの、翌月以降は電話の本数もぐっと減り、事業所の管理者の方からも「想像以上に業務が楽になった」「最初は戸惑ったけれど、使ってみたらとても良かった」との声が寄せられるようになりました。
高齢の従業員の方々にとっても、最初はQRコード打刻に苦労されることもありましたが、「ここに立てばうまく読み取れる」といったコツを掴み、浸透していったと感じています。
IN・OUTの打刻というシンプルな操作であるため、問題なくご対応いただけていると感じています。

また、社内のIT担当者からは「クラウドでセキュリティがしっかりしており、サーバーの老朽化や保守といった心配もなくなって、非常にありがたい」という評価もありました。
オンプレミス環境では避けられないサーバーの更新やメンテナンスが不要になった点は、管理コストの面でも大きなメリットとなっています。

さらなるDX化を進めていきたいと考えています。現在も紙ベースでの業務が多く残っており、そういったアナログな部分をできる限りシステム化していくことが次の大きなテーマです。
今回のキンタイミライ導入により、まずは勤怠管理まわりのシステム化に大きく前進することができました。
また、社内での勤怠管理に対する目線も変わり、正しく労務管理を行うには何をどう変えるべきか、どうあるべきかということも活発に議論できるようになってきています。
今後はこの基盤を活かして、労務管理全般に関しても同様に効率化を図っていきたいと考えています。
キンタイミライの中で、勤怠に付随する労務関連の手続きや情報管理なども一元的に扱えるようにしたり、他のシステムとの連携によって実現できないかといった方向性をイメージしています。

お忙しい中貴重なお話を伺わせていただき、本当にありがとうございました。
ビルネット様が未来に向けて着実に前進していく過程にご一緒させていただけたことを、改めて光栄に感じました。
管理者の方、事業所の方からの嬉しい声や、弊社導入担当者に対する心のこもったコメントなどを伺うことができ、大変幸せな時間でした。
導入のプロセスの中では最初の給与処理時のお手伝いをさせていただき、まさにキンタイミライを利用いただいて業務にあたっているリアルな姿を間近で感じられたことは、私たちにとっても貴重な学びの機会となりました。
今後ともビルネット様との信頼関係を大切にしながら、伴走を続けさせていただきたいと思っております。