導入事例(SOYOKAZE 様)

在宅系・入居系介護サービス「そよ風」を全国に展開する株式会社SOYOKAZE様。
全国に多様なサービス拠点を有し、約1万人規模の社員がお客様の暮らしを支えています。
現場ごとにサービス形態やシフトが異なるうえ、介護保険法上の人員配置基準の遵守や他システムとの連携も求められる中で、勤怠管理の新たな基盤として「キンタイミライ」を導入くださいました。
今回は、大規模導入という視点で、導入前の課題、全国展開での工夫、導入後の変化についてご担当者様にお話を伺いました。

導入前は、紙と電卓によるアナログ運用でした。
社員は毎日「9時〜17時」などの勤務時間を手書きで記入し、勤怠管理者が押印、1か月分を電卓で集計し、結果をExcelへ転記して本部に提出していました。
重複作業やミスが生じやすく、人事部では給与計算のたびに紙とデータを突き合わせて確認が必要でした。
社員数が多いため、紙の出勤簿だけで大型のキャビネット2つが埋まるほどの量となり労力も大きく、給与の誤りに関する問い合わせも少なくありませんでした。

もう一つの課題は、勤務状況をリアルタイムに把握できないことです。
締め作業のタイミングにならないと長時間労働の状況が見えず、会社として重要な指標を十分にフォローできていない感覚もありました。

一般的な勤怠であれば「何時に始まり、何時に終わったか」だけで足りる場面もあるかと思いますが、介護の現場ではそれだけでは不十分です。
介護保険法上の人員配置基準を満たす必要があり、どの時間帯にどの職種・資格の社員が何名勤務しているかまで意識しなければなりません。
現場ごとにサービスや勤務形態が異なり、早番・遅番・夜勤といったシフトも多様で、それらをフォローすることにも負担を感じていました。

製品を比較する中で重視したのは、分かりやすさ、簡単さ、直感的な操作性、申請のしやすさ、クラウドで利用できること、業界特有の要件に対応できる柔軟さ、そして費用のバランスです。
紙からの切り替えで現場にスムーズに浸透させるためにも、操作の直感性と申請のしやすさは大きなポイントでした。
特にQRカードで申請できる点は大きな魅力でした。社員は毎回ID・パスワードを入力する必要がなく、QRカードをかざすだけで申請できます。ID・パスワード忘れの心配がなく、現場目線でも非常に分かりやすいと感じました。各現場でQRカードを発行できる点も評価しています。
別システムの導入に合わせてiPadの配備を進めていたので、iPad対応であることも既存の環境とマッチしていました。

全国の現場に新しい勤怠システムを浸透させるにあたり、対面で丁寧に説明する方針を取りました。
人事部が各地を回り、およそ2か月をかけて説明会を実施。全員に直接説明するのは難しいため、勤怠管理者やセンター長などのキーパーソンに集まっていただき、そこから各現場へ周知する形にしました。

介護の現場には、日常的にパソコンを使わない方やITに苦手意識のある層もいるため、顔を合わせて一つひとつ説明し、その場で疑問に答えることを重視しました。
エリアごとに推進担当を置き、周知やフォローの役割を担ってもらったことも効果的でした。
オンライン実施も検討しましたが、理解度や温度感が伝わりにくい面があり、結果として対面を選んで良かったと感じています。

説明会ではiPadとパソコンの両方を用意し、実際の画面を触りながら打刻・申請・承認の一連の流れを体験していただきました。
全体を網羅したマニュアルに加え、研修でよく挙がる疑問をまとめた「よくあるチェックと解消方法」を整えたり、資料を継続的にアップデートすることが、分かりやすい説明会に繋がったと感じています。

導入は、ルールを見直す良いきっかけにもなりました。
紙で管理していた頃は30分単位で勤怠を集計していましたが、導入後は客観的な打刻記録が残るため、実績に基づく1分単位の管理へ切り替えています。
代休や休日出勤、振替出勤・振替休日についてもルールを明文化し、システム上のアラートで現場ごとの運用を統一しました。
夜勤の集計も、入り・明けをまたぐ勤務が正しく反映されるように設定しています。
手間のかかる作業ではありましたが、適正な給与を支払うために、適切に勤怠を管理できているという実感が得られました。
紙ならではのヒューマンエラーも大きく減り、人事部の立場からも現場の立場からも、法令に沿った運用ができているという安心感があります。

定量的な指標は取っていませんが、本部の作業に必要なスケジュールは大きく減りました。
届いたデータと紙の出勤簿を突き合わせる作業がなくなり、現在は簡単なチェック作業で済むようになりました。作業量の面の負担が大きく改善したと感じています。
効率化だけでなく、正確性の担保が労務リスクの軽減につながっています。
36協定や有給休暇取得義務についても、月の途中からリアルタイムで状況を確認できるようになり、問題が起きる前にアクションを起こしやすくなりました。
勤怠の状況が客観的な指標として可視化されたことで、これまで顕在化していなかった課題にも気づきやすくなり、適切なフォローや対応につながっています。

現場からは、「これまで大変だったデータ転記や集計作業がなくなり楽になった」という声も上がってきています。
導入当初は変化への戸惑いもあったと思いますが、QRカードによる申請などを実際に体験していただくことで、紙の手作業が丸ごとなくなったメリットを実感される方が増えています。
一方で、さらなる浸透の余地はあり、まだ途上にあるという認識も持っています。

今回は、勤怠システムだけでなくシフト管理など複数のシステムを同時に導入しました。
とくに難しかったのは、システムごとに異なる組織階層や思想をそろえることです。
どのタイミングで、どのシステムからどのシステムへ、どの粒度のデータを連携するのかを丁寧に詰める必要がありました。
4社が関わるプロジェクトだったこともあり、相互理解を深めるまでに時間を要しましたが、その過程で自社の業務やルールを改めて整理することもできました。

多様な働き方が実現できることを目指しています。
制度面でもシステム面でも、社員の「こう働きたい」という声にできる限り応えられるようにしたいと考えています。
同時に、複雑な労務管理を社員にとって分かりやすいものにしていくことにも力を入れていきたいです。
介護の現場はどうしてもルールや条件が複雑になりがちですが、システムのサポートや、操作性で解消できると良いなと考えています。
キンタイミライとともに、こうした取り組みを少しずつ形にしていければ素敵だなと感じます。

この度はお忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。
紙運用からシステムでの管理という大きな転換を乗り越えるにあたり、全国各地で対面説明会を実施され、エリア推進担当の方々とともに現場に寄り添って一つひとつ丁寧に進めてこられたご様子が大変印象的でした。
キンタイミライの導入により、業務負荷の軽減や、本部・現場双方の安心感につながったというお言葉をいただき、大変嬉しく感じると同時に、ルールの見直しや丁寧な周知があったからこその成果であると感じております。多大なご尽力をいただき、ありがとうございました。
今後もキンタイミライが、SOYOKAZE様の全国の事業所で働く皆さまにとって、「多様な働き方の実現」と「分かりやすく安心できる労務管理」の一助となるよう、努めてまいります。