導入事例(IKEA 様)

2008年4月の神戸市ポートアイランド店オープンに伴い、勤怠管理システムの見直しを行いました。それまでのシステムは店舗ごとにそれぞれ集計が行われていて、本部での集中管理が出来ず、全体を把握するのに時間が掛かっていました。システムが停止する事も多く、一日止まると、500人分の出退勤の紙の申請書が人事担当者の机に積まれる、と言った、前時代的な事態が頻発していました。また英語にも対応しておらず、英語を使うマネージャーが勤怠の承認を直接行う事も出来ませんでした。
その為、勤怠管理システムの見直しは、現場からの強い要望によるものでした。

新システム導入にあたっては、導入候補10社以上と会話をしました。残念ながら、英語対応やIKEA固有のルールを実現する為に、大規模なカスタマイズや一からの構築が必要で、膨大なコストが掛かるという会社がほとんどでした。中には運用をシステム側に合わせるように勧める会社さんもあったのですが、独自の人事制度を大切にするIKEAの文化にはフィットしませんでした。

そういった中でネオレックスさんにはフレキシブルさを感じましたし、提案段階から他社さんとは違っていました。まずこちらからの要望に対して、その要望の「真意」を突き止めようとして何度も質問があったり、その「真意」をなんとかシステムで具現化しようとしたりする提案を頂きました。例えその機能が、その時点では実現されていないものであってもです。すぐに諦めない熱心さと、真摯で柔軟な姿勢が感じられたというのが、ネオレックスさんとお付き合いしようと思った理由です。

キンタイミライの導入で、思った事が全て実現出来ました。英語対応、全店舗の状況を本社でリアルタイムに把握出来るなど、今考えれば当たり前の様ですが、重要な事ばかりですね。
キンタイミライの導入を2007年末に決定してから、3カ月程の短期間で神戸店のシステムが稼働しましたが、旧システムからの切替えのトラブルは一切ありませんでした。まず神戸店の運用を2008年3月から始め、その後全店舗で旧システムからキンタイミライへの切替えを行いました。
ネオレックスさんが各部署と綿密に会話をし、しっかりと取りまとめてくれたので、その後の全店舗への展開が思いのほかスムーズだったと記憶しています。ただ、IKEAならではの独特な福利厚生をシステムで吸収するのには、多少の御苦労が有ったようです。例えば日本には無い「病欠有給休暇」。いわゆる「有給休暇」は自分の楽しみや家族団欒の為に使うもので、体調が悪い時のお休みとは別、というスウェーデンでは当たり前のルールなのですが、当然日本のパッケージソフトには存在しない考え方です。ほかにも「子供が病気の時の休暇」などもあるんですよ。

そういえば、キンタイミライのシステムは、トラブルで止まったことはないですね。システムが安定稼働する事で500人分の申請書の山から解放されましたし、ペーパーレス化が実現した事は、業務の効率化に大きく貢献しています。
また、人事担当者だけでなく、実際にシステムを使用する従業員の負担も少なくなりました。
専用端末に社員証兼入館証のICカードをかざすだけで出退勤の打刻が出来ます。有給休暇や残業などの申請の際のログインも、ICカードをかざすだけなので、ID・パスワードの手入力が不要です。このおかげで、コンピュータに不慣れなスタッフも、ストレス無く快適に使えるようになっています。

「ワークライフバランス」というと休むことばかりに注目されがちですが、オンタイムにしっかり働くことも見ています。福利厚生面のみが注目されがちですが、業務時間内には無駄なく効率的に働く事で、初めて高い福利厚生が実現できるのです。
IKEAでは常に最少人数で、かつ充分なリソースが確保できるようなオペレーションを実施しています。例えばある食器売り場担当者は、ランチの混雑時にだけレストランで働きます。
一人の担当者を複数部門のシフトに組み込むのは管理上とても煩雑なのですが、キンタイミライの導入によって、複数部門にまたがってのシフト作成が出来る様になりました。さらに、その稼働状況は、それぞれの部門担当マネージャーが時間単位でしっかり管理しています。
一方で、有給休暇の消化率向上や残業時間削減のための管理情報などもリアルタイムに把握出来ることで、マネージャーの判断を助け、IKEAの理想とするワークライフバランス実現にも寄与しています。

また、キンタイミライが持つ出退勤のデータは、単に日本国内の人事部門が把握しているだけではありません。
労働時間と売上の比率を時間ごと、売り場ごとに週単位で管理してスウェーデン本社に報告します。
労働効率を全世界の各店舗が競争しているんです、厳しいですよ。
生産性を高める為に、全世界の全店舗毎、さらに部門（売り場）単位まで厳密に管理していますが、日本ではキンタイミライのデータベースから全社の最新のデータを取り出して集計出来るので、報告業務に無駄な時間を費やす必要が有りません。

こういった生産性向上の努力は、IKEAの成長や従業員の高い福利厚生を実現するだけでなく、よい商品をリーズナブルな価格で提供できる状況を実現し、結果としてお客様の幸せにも繋がるものと、信じています。

ネオレックスの情熱とキンタイミライのきめ細かい運用は、IKEA、従業員、そしてお客様の幸せまで、その全てを支えてくれているのです。